I materiali del gruppo si trovano anche nella pagina web della Direzione Generale per gli Archivi (MBAC) a questo indirizzo.

Componenti al 18 aprile 2000:
Daniela Bondielli, C.R.I.Be.Cu. – Scuola Normale Superiore, Pisa
Maura Borgioli, Archivio storico del Comune di Fiesole
Raffaella De Gramatica, Sovrintendenza Archivistica per la Toscana
Caterina Del Vivo, Archivio contemporaneo – Gab. G.P. Vieusseux, Firenze
Francesca Klein, Archivio di stato di Firenze
Elisa Panicucci, Archilab, San Miniato (Pi)
Ilaria Pescini, Regione Toscana
Sara Piccolo, Università degli Studi di Firenze
Alessandro Sardelli, Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze
Diana Toccafondi, Archivio di stato di Prato
Stefano Vitali, Archivio di stato di Firenze
Carlo Vivoli, Archivio di stato di Pistoia, coordinatore

Verbale prima riunione 2 novembre 1999

Il gruppo si è riunito per la prima volta il 2 novembre 1999 presso l’Archivio di Stato di Firenze. Hanno partecipato alla riunione: M. Borgioli, C. Del Vivo, F. Klein, I. Pescini, A. Sardelli, S. Vitali e C. Vivoli.
Al primo punto dell’o.d.g. vi era la discussione sulla traduzione italiana delle ISAAR curata per la Rassegna degli Archivi di Stato da Stefano Vitali, il quale ha illustralo i caratteri della sua traduzione osservando che delle due
possibili linee di traduzione:

• una, impostata sul rispetto più rigoroso possibile dei concetti elaborati in sede di definizione degli standard, anche se distanti dalla realtà italiana,
• l’altra invece a carattere interpretativo, basata sul principio di adeguare i termini del documento alla tradizione archivistica italiana,

ha optato per la prima, ritenendo che potesse favorire lo sviluppo di una riflessione e di un fecondo dibattito sulle nuove prospettive delle metodologie di descrizione archivistica. Ha quindi illustrato i caratteri delle due versioni attualmente circolanti del documento: quella inglese, ufficiale, e quella francese, per così dire semiufficiale e adattata, secondo un metodo sostanzialmente opposto a quello seguito nella traduzione italiana, alla realtà archivistica francese (cfr. il tema della “soggettazione”, punto 1.10 dell’introduzione, cui si farà cenno in seguito).
Nel prosieguo della discussione sono stati presi in esame i vari punti della traduzione e vi è stata una adesione concorde ai criteri adottati con l’unica eccezione che riguarda il termine “authority file” tradotto come “archivio di
autorità”. Al riguardo si è osservato che il termine “archivio” nella comune esperienza consolidata richiama una aggregazione di documenti anche eterogenei, piuttosto sedimentaria che organizzata a priori secondo coerenti paradigmi ordinatori.
Vitali ha suggerito, come possibile alternativa, il termine “lista di autorità”, oppure la non traduzione del termine, lasciando la versione inglese (“authority file” appunto), soluzione, questa ultima, che è sembrata alla fine la più opportuna.
La discussione è quindi proseguita iniziando ad affrontare i problemi emersi dall’analisi del documento vero e proprio, la proposta di standard di record di autorità archivistici descrittivi di enti persone, famiglie. Circa il punto 1.10 e la definizione di soggetto a cui in esso il documento si riferisce, si è osservata la differente natura delle due distinte metodologie di indicizzazione, quella biblioteconomica e quella archivistica. Secondo la prima, l’indicizzazione è presieduta da criteri di individuazione dei soggetti estrinseci rispetto a quelli che hanno presieduto alla redazione o alla organizzazione della documentazione; secondo l’archivistica invece i criteri sono intrinseci alla documentazione ed è stato rilevato che se in archivistica in qualche misura si può parlare di soggettazione in senso biblioteconomico, questa consiste nell’operazione di classificazione per titolario. Proprio a questo proposito è stata presa in esame la
traduzione “libera” dei francesi, rispetto a quella letterale di Stefano Vitali, concordando sull’opportunità della traduzione letterale come elemento di discussione di confronto con realtà archivistiche differenti. Circa il punto 1.2
riguardante il soggetto produttore la discussione ha preso in esame il problema dell’evoluzione nel tempo di un ente (ad esempio una casa editrice) e dell’entità delle trasformazioni (ad es. trasformazioni nel suo assetto societario) che consiglino, oltre determinati limiti, la definizione di un soggetto produttore diverso.
Per quanto riguarda il punto 1.3 e il problema della intestazione della voce d’autorità è stato rilevato che “Indicare la forma normalizzata della denominazione di un ente, persona, o famiglia secondo le convenzioni o le regole nazionali o internazionali utilizzate dall’istituzione che ha redatto il record d’autorità…” può costituire un’indicazione forse troppo generica. Non sempre ad esempio le convenzioni o regole nazionali che presiedono alla definizione della denominazione tengono conto dell’inserimento dei dati in un contesto informativo internazionale (ad es. Archives nationales può costituire un termine di riferimento univoco in Francia ma non in un contesto allargato). Sarebbe quindi opportuno considerare la possibilità di indicare l’ambito territoriale e cronologico (coordinate spazio-temporali)
di un determinato soggetto produttore, all’interno della stessa voce d’autorità per consentire la necessaria individuazione, anche a partire dalle denominazioni, di soggetti produttori diversi.
La riunione si è conclusa aggiornandosi al 14 dicembre. Per tale data gli intervenuti si sono dati l’obiettivo di redigere delle schede di prova, ciascuno per le distinte tipologie di soggetti produttori a cui gli archivi conservati negli istituti in cui lavorano rispettivamente si riferiscono (famiglie o persone: Del Vivo; stato: Vivoli e Klein; enti pubblici: Pescini e Borgioli; mentre Sardelli porterà l’esperienza del data base per la gestione dei gruppi attualmente in fase di sperimentazione presso la BNC di Firenze).

Verbale seconda riunione 14 dicembre 1999

Il giorno 14 dicembre 1999 alle ore 15.00 presso l’Archivio di Stato di Firenze si è svolta la seconda riunione del gruppo, erano presenti M. Borgioli, R. De Gramatica, C. Del Vivo, F. Klein, I. Pescini, D. Toccafondi, S. Vitali e C. Vivoli.
La riunione si è aperta con una breve relazione del coordinatore sulla riunione svoltasi a Trento al termine del Congresso nazionale dell’Anai il 26 novembre nel corso della quale i vari gruppi già attivi hanno brevemente riferito sull’attività svolta. Proprio dalle esperienze maturate dagli altri gruppi, è uscita rafforzata l’opportunità di muoversi sulla base di concrete sperimentazioni delle norme nei diversi contesti. Nel corso della discussione si è preso in esame il documento proposto ai vari gruppi proprio in seguito alla riunione di Trento da Stefano Vitali che si riporta di
seguito.

Proposta per un piano di lavoro per il dibattito sugli standard dei soggetti produttori d’archivio

1. Seminari rivolti a settori professionali e disciplinari contigui al nostro.
   Si potrebbe cercare di organizzare alcuni seminari con: 1) bibliotecari (ICCU e BNF, almeno); 2) storici delle istituzioni (vedi Società per la storia delle istituzioni, dove è forte la presenza degli archivisti); 3) storici delle istituzioni ecclesiastiche (non so quale possa essere il referente istituzionale); 4) forse anche storici e archivisti dell’industria (Centro per la storia dell’impresa?).
   I seminari non dovrebbero, ovviamente, avere lo scopo di affrontare nel suo complesso il problema dello o degli standard, ma dovrebbero trattare tematiche specifiche, sulle quali possono venire contributi utili all’approfondimento del dibattito dalle discipline vicine alle nostre. Per esempio ci sono delle questioni (quali quelle di come esprimere il rapporto con il contesto statuale e quelle della qualificazione/classificazione dei soggetti) sui quali è utile, credo, cercare di avere opinioni anche esterne alla nostra comunità. Le scelte di formalizzazione dello standard a livello nazionale – questa mi sembra una delle direzioni prese dal dibattito – non dovrebbero essere soltanto empiriche, ma basarsi su un minimo di «teoria». Sarebbe opportuno farsi qualche idea ad ampio raggio per sviluppare questa «teoria».
   Sarebbe opportuno che i seminari fossero organizzati in modo decentrato (per es. sulle tematiche istituzionali, credo, che potremmo cercare di attivarci noi toscani; i lombardi potrebbero pensare ad una possibile scadenza per gli archivi industriali, i cui soggetti produttori sono una bestia mi pare assai difficile e complessa da trattare) e con la partecipazione di più soggetti istituzionali (anche a livello di organizzazione e di finanziamento).
   Andrebbero comunque preparati attraverso un documento (o più documenti o con un documento con varianti specifiche) che presentasse il nostro dibattito all’esterno mettendo in evidenza i nodi problematici aperti, sui quali si cerca anche il contributo e la collaborazione.
2. Seminario generale.
   Andrebbe programmato per la metà dell’anno o inizio autunno e preparato sulla base di un documento, da far girare prima, che sintetizzi (in modo problematico, propositivo e aperto) il lavoro già fallo e quello che sarà compiuto nei prossimi mesi dai gruppi regionali.
   Occorrerebbe quindi fissare delle scadenze preparatorie. Sarebbe opportuno, credo, che i gruppi regionali lavorassero anche sugli «esempi» di applicazione pratica. Non solo perché si potrebbero inserire i più significativi nella traduzione italiana delle ISAAR, ma soprattutto perché, come già oggi si può constatare, le diverse scelte fatte nell’applicazione possono mettere in evidenza divergenze, differenti interpretazioni, possibili soluzioni differenti, ma ugualmente valide, ecc.
3. Discussione sui «codici di agenzia».
   I colleghi trentini (che sono i più concretamente attivi e realizzatori su questo punto) hanno sollevato un problema che non è affatto secondario: quello dei codici per le agenzie che dovrebbero essere autorizzate a produrre e modificare i record d’autorità. La questione può sembrare prematura, ma secondo me, non lo è affatto, perché dietro un problema che appare formale (struttura di un codice) ci sono problemi sostanziali, su cui è opportuno farsi delle idee. Chi sono i soggetti cui far riferimento? e per quali ambiti territoriali o tipologici. Lo sono tutti gli istituti che conservano archivi? Tutti allo stesso livello o con una qualche gerarchia e secondo una procedura di validazione?
   Il problema non riguarda soltanto la produzione di singoli record d’autorità, ma anche altri aspetti, per esempio la possibilità di produrre specifiche articolazioni dello standard in relazione ad aree territoriali o tipologie di soggetti produttori.

Come si vede subito si tratta di questioni «politiche» non secondarie. Forse sarebbe opportuno cominciare a pensarci un po’.

Firenze, 29 novembre 1999 STEFANO VITALI

La riunione è quindi proseguita con l’analisi delle schede preparata da alcuni componenti del gruppo secondo quanto stabilito nella riunione precedente. Le schede si riportano di seguito suddivise in tre gruppi, il primo proposto da Caterina Del Vivo rispecchia l’esperienza dell’Archivio contemporaneo del Gab. G.P. Vieusseux e riguarda archivi di persone, il secondo proposto da Carlo Vivoli archivi storici di istituzioni, il terzo proposto da Ilaria Pescini archivi degli enti pubblici con particolare riferimento agli archivi correnti.

Verbale quarta riunione 18 aprile 2000

Il giorno 18 aprile 2000 alle ore 15.00 presso l’Archivio di Stato di Firenze si è svolta la quarta riunione del gruppo, erano presenti D. Bondielli, M. Borgioli, R. De Gramatica, C. Del Vivo, F. Klein, E. Panicucci, S. Piccolo, A. Sardelli, S. Vitali e C.Vivoli.
Dopo una breve relazione del coordinatore che ha riferito sul prossimo seminario organizzato dall’ANAI e dalla UCBA in collaborazione con il Centro E. Majorana e la sezione Sicilia dell’ANAI ad Erice dal 3 al 5 maggio sulla descrizione archivistica e le tecnologie informatica e telematica, nel corso del quale sarà dato spazio anche alla attività dei gruppi regionali di studio sulle norme ISAAR ed invitato i membri del gruppo toscano a continuare nella attività di predisposizione di schede di prova, schede che, insieme ai verbali delle riunioni, saranno quanto prima messi a disposizione sul sito web della Sezione Toscana dell’ANAI, ha preso la parola S. Vitali, che secondo quanto concordato nella precedente riunione, ha illustrato nell’ambito del progetto di un sistema informatico integrato per l’archivio di stato di Firenze attualmente allo studio con la collaborazione del Centro di ricerche informatiche per i beni culturali della Scuola Normale Superiore di Pisa le soluzioni adottate per la descrizione dei soggetti produttori dei fondi archivistici conservati presso l’archivio fiorentino.
Il progetto intende recuperare le informazioni comprese nella banca dati Anagrafe all’interno di un nuovo ambiente nel quale siano organizzate secondo il modello concettuale della gestione separata tra archivi e soggetti produttori.
Due in particolare sono stati gli elementi critici sottolineati da Vitali nell’analisi delle relazioni e degli attributi dei soggetti produttori. Da un lato il contesto nel quale opera il soggetto produttore, soprattutto quando esso è
un’istituzione, quindi il sistema costituzionale di riferimento, la contestualizzazione storica nel quale opera; dall’altro le relazioni che si stabiliscono, sia sincronicamente che diacronicamente, tra i differenti soggetti produttori.
Nel progetto fiorentino, rispetto al primo punto, il contesto è stato trattato come un’entità separata da mettere in relazione con il soggetto produttore. Questo comporta ovviamente non pochi problemi di definizione del contesto politico-statuale che si è cercato di individuare nel livello più alto della gerarchia politico-amministrativa cui fa riferimento il soggetto produttore. Mentre un altro elemento altrettanto significativo, anche esso gestito come entità separata, è stato individuato nell’ambito territoriale. Tutte le istituzioni, almeno nello “stato moderno”, si caratterizzano infatti, oltre che dalle funzioni, appunto dall’ambito territoriale nel quale svolgono queste funzioni.
La descrizione dei soggetti produttori è stata quindi messa in relazione con il contesto di appartenenza definito attraverso l’individuazione di due categorie concettuali: il contesto politico-statuale e l’ambito territoriale. Si tratta, come si è accennato, di relazioni ovviamente multiple e databili in modo da poter rendere conto dell’intero arco di esistenza del soggetto in questione.
Rispetto al secondo punto, le relazioni che si stabiliscono tra i soggetti produttori, si è ritenuto opportuno trattare in modo differenziato alcune tipologie di legami, considerati di particolare rilievo e quindi bisognevoli di una definita codificazione a priori (da “sistema”). Tali legami sono quelli fra un soggetto ed un altro che lo ha seguito/preceduto nell’espletamento delle medesime funzioni e quelli fra un ente/istituzione ed un suo organo/ufficio gerarchicamente subordinato, che si presenta anche esso, dal punto di vista della produzione documentaria, quale soggetto autonomo.
Nel corso della discussione sono state messe in risalto le difficoltà che si possono incontrare nella definizione di questi rapporti, anche se il concreto rapporto con la fisicità del fondo documentario appare un importante elemento di riferimento, così come appare importante la condivisione più ampia possibile, attraverso liste controllate, vocabolari e altri strumenti da approntare, dei criteri di descrizione: da qui l’utilità di gruppi di lavoro come quelli messi a punto dell’Associazione e dall’Ufficio Centrale Beni Archivistici sugli standard per la descrizione ed il loro allargamento ad altri settori esterni agli archivi, ma altrettanto interessati alla definizione di norme condivisibili.
A questo proposito è apparsa di particolare importanza la proposta ancora in fase di studio nel progetto fiorentino di una possibile classificazione per così dire “tipologica” dei soggetti produttori, che se, da un lato rischia di introdurre forzatamente una realtà molto articolata come quella delle istituzioni di antico regime all’interno di griglie precostituite, dall’altro appare essenziale per fornire ulteriori e facilitati percorsi di ricerca. Anche in questo senso gli archivisti, che pure possono far tesoro delle esperienze maturate nel corso di questi anni nell’ambito dei lavori per la pubblicazione della Guida Generale, non potranno non fare riferimento a opinioni e conoscenze esterne alla loro comunità e soprattutto dovranno continuare a riflettere sui nodi problematici aperti, proprio per cercare ulteriori contributi e collaborazioni.
La riunione si è quindi conclusa aggiornandosi a data da comunica a cura del coordinatore per la fine del mese di maggio.

La prima fase del processo di revisione delle norme ISAAR (CPF) a cura del gruppo di lavoro della sezione ANAI Toscana si è conclusa con la riunione del 10 aprile 2001, il cui verbale si trova ora pubblicato, assieme ai materiali del gruppo di lavoro, nella pagina web della Direzione Generale per gli Archivi (MBAC), Servizio V (clicca qui)